Regulamin

Regulamin wewnętrznych zgłoszeń naruszenia prawa

i ochrony osób zgłaszających

§ 1 Cel ustanowienia regulaminu

1. Standardy postępowania wobec osób zgłaszających naruszenia prawa (zwanych dalej „sygnalistami”) zostały przyjęte w celu ochrony osób podejmujących działania mające na celu dobro Instytucji, a polegające na zgłaszaniu naruszeń prawa mających miejsce w Instytucji lub w relacjach z klientami i dostawcami usług dla Instytucji, które mogą prowadzić do powstania szkody bądź straty po stronie Instytucji lub mogą prowadzić do naruszenia dobrej reputacji Instytucji.
2. Sygnalista podlega ochronie określonej w niniejszym dokumencie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
3. Dokonanie zgłoszenia w złej wierze może stanowić podstawę odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa oraz tajemnicy zawodowej. Dokonywanie zgłoszeń w złej wierze jest także zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo karą pozbawienia wolności do lat 2.
4. Każdy pracownik przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zapoznaje się z treścią Regulaminu i fakt ten potwierdza własnoręcznym podpisem pod stosownym oświadczeniem, które włącza się do akt osobowych. Druk oświadczenia stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

§ 2 Definicje

Ilekroć w niniejszej Polityce jest mowa o następujących pojęciach:

1. doradcy – rozumie się przez to osobę lub komórkę organizacyjną powołaną do przyjmowania informacji o zgłoszeniach;
2. działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Instytucję w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
3. działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
4. informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
5. instytucji – rozumie się przez to Centrum Kultury w Piasecznie;
6. nadużyciu – rozumie się przez to działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące każdego aspektu działalności Instytucji, w tym m. in. korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
7. sygnaliście – rozumie się przez to osobę zgłaszającą naruszenie prawa w kontekście związanym z pracą, w tym pracownika Instytucji, byłego pracownika Instytucji, osobę ubiegającą się o nawiązanie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Instytucji lub na rzecz Instytucji, osobę świadczącą pracę niezależnie od podstawy prawnej jej działalności (umowa zlecenie, umowa o dzieło, staż, praktyki, dowolna inna umowa cywilnoprawna, wolontariat), przedsiębiorcę, prokurenta, akcjonariusza lub wspólnika, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej.

§ 3 Postanowienia ogólne

1. Niniejsza procedura znajduje zastosowanie do:
2. Sygnalisty, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy lub usług;
3. osoby pomagającej Sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia,
4. osoby powiązanej z Sygnalistą,
5. osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych pomagających Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.
6. Procedura znajduje zastosowanie do zgłaszanych przez Sygnalistów naruszeń prawa, które obejmują działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
7. korupcji,
8. zamówień publicznych,
9. usług, produktów i rynków finansowych,
10. przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
11. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
12. bezpieczeństwa transportu,
13. ochrony środowiska,
14. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
15. bezpieczeństwa żywności i pasz,
16. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
17. zdrowia publicznego,
18. ochrony konsumentów,
19. ochrony prywatności i danych osobowych,
20. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
21. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
22. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
23. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanym powyżej.

§ 4 Tryb zgłoszeń wewnętrznych

1. Dyrektor Instytucji powołuje w trybie zarządzenia osobę lub komórkę organizacyjną upoważnioną oraz odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń o naruszeniach prawa (dalej zwaną „doradcą”).
2. Doradca podlega bezpośrednio Dyrektorowi Instytucji.
3. Doradca jest upoważniony przez Dyrektora Instytucji do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, dalszej komunikacji z sygnalistą, w tym występowania o dodatkowe informacje i przekazywania sygnaliście informacji zwrotnej, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie.
4. Doradca jest zobowiązany do zachowania tajemnicy oraz bezstronności.
5. Sygnalista może się skontaktować z Doradcą pod adresem poczty elektronicznej zgloszenia@kulturalni.pl bądź użyć formularza znajdującego się na stronie https://zgloszenia.kulturalni.pl/.
6. Wskazany powyżej środek komunikacji na potrzeby przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych:
7. jest niezależny od sposobów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności Instytucji;
8. zapewnia poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed odczytaniem przez osoby nieuprawnione.
9. Nie jest przewidziane przyjmowanie zgłoszeń anonimowych.
10. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać:
11. szczegółowy opis zdarzenia naruszającego prawo;
12. datę i miejsce zdarzenia naruszającego prawo;
13. dane osobowe sygnalisty.
14. Doradca niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia przekazuje sygnaliście klauzulę informacyjną. Klauzulę informacyjną Doradca przekazuje również innym uczestnikom procesu (świadkom, osobom pomagającym sygnaliście) przy pierwszym kontakcie i zebraniu danych osobowych.

1. Doradca potwierdza sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
2. Doradca jest upoważniony oraz zobowiązany do podjęcia – z zachowaniem należytej staranności – działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej.
3. Doradca przekazuje sygnaliście informacje zwrotną w maksymalnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

§ 5 Działania następcze

1. Za działania następcze uznaje się następujące czynności:
2. ocenę prawidłowości informacji o naruszeniu prawa;
3. weryfikację informacji o naruszeniu;
4. przeprowadzenie dochodzenia wewnętrznego;
5. zamknięcie procedury działań następczych.
6. Doradca może podejmować działania w celu zweryfikowania informacji o naruszeniu zawartej w zgłoszeniu, takie jak:
7. odbieranie wyjaśnień w celu zgromadzenia dodatkowych informacji;
8. przesłuchanie świadków;
9. weryfikowanie i analiza zgłoszenia i materiału dowodowego;
10. występowanie o dodatkowe informacje;
11. dążenie do ustalenia osób odpowiedzialnych za naruszenia prawa;
12. kierowanie rekomendacji i wskazówek,
13. otrzymywanie kopii dokumentów.
14. Z każdego podjętego działania następczego powstałego w wyniku zgłoszenia naruszenia prawa Doradca sporządza Protokół z przebiegu dochodzenia wewnętrznego w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje pracodawca.
15. W przypadku stwierdzenia naruszenia prawa w drodze podjętych działań, Doradca zobowiązany jest do bezzwłocznego powiadomienia pracodawcy o zaistniałym naruszeniu prawa w celu zapobiegnięcia dalszym naruszeniom.
16. Doradca nie podejmuje działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu wewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym.
17. W przypadku, o którym mowa w pkt. 5, odnotowuje się ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
18. Za odpowiednie działanie następcze uznaje się także zamknięcie procedury weryfikacji informacji o naruszeniu prawa w związku ze stwierdzeniem, że naruszenie nie wymagało dalszych działań następczych.

§ 6 Zgłoszenia zewnętrzne

1. Zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich z pominięciem procedury przewidzianej w Regulaminie zgłoszeń.
2. Organem publicznym mogą być naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach, których może dotyczyć zgłoszenie naruszenia prawa.

§ 7 Rejestr naruszeń

1. Instytucja:
2. prowadzi elektroniczny rejestr zgłoszeń wewnętrznych;
3. jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w tym rejestrze.
4. Dyrektor Instytucji upoważnia Doradcę do  prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych
5. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
6. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:
7. numer sprawy;
8. przedmiot naruszenia prawa;
9. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
10. adres do kontaktu sygnalisty;
11. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
12. informację o podjętych działaniach następczych;
13. datę zakończenia sprawy.
14. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 8 Ochrona tożsamości sygnalisty

1. Tożsamość sygnalisty kontaktującego się z Doradcą objęta jest ochroną zgodnie z zasadami niniejszego paragrafu.
2. Instytucja gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
3. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w przepisach prawa.
4. Dostęp do informacji objętej zgłoszeniem, w tym do danych osobowych, posiada wyłącznie Doradca upoważniony przez Dyrektora Instytucji, co ma na celu zapewnienie ochrony poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
5. Instytucja po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
6. Ochrona tożsamości sygnalistów, a także innych osób będących ofiarami nadużycia prawa jest zapewniona w Instytucji poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych.
7. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez Instytucję nie dłużej niż przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
8. Zasady powyższe stosuje się również do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, powiązanej ze zgłaszającym i osoby, której dotyczy zgłoszenie.

§ 9 Ochrona przeciw działaniom odwetowym

1. Pracodawca nie będzie stosował żadnych działań odwetowych ani prób lub gróźb zastosowania takich działań w stosunku do sygnalisty od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
2. Za działania odwetowe, o których mowa w ust. 1, uważa się w szczególności:
3. odmowę nawiązania stosunku pracy,
4. wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy,
5. niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w sytuacji gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa,
6. obniżenie wynagrodzenia za pracę,
7. wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
8. pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;,
9. przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy,
10. zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,
11. przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracowniczych sygnalisty,
12. niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy,
13. negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy,
14. nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze,
15. przymus, zastraszanie lub wykluczenie, mobbing czy dyskryminacja, niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
16. wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,
17. nieuzasadnione skierowanie na badanie lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie,
18. działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości zatrudnienia w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego
19. spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
20. wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

– chyba że pracodawca udowodni, że kierował się obiektywnymi powodami, a podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.

• Pracodawca zastrzega sobie prawo do podejmowania odpowiednich działań w stosunku do wszystkich osób, których działania będą miały na celu stosowanie gróźb lub działań odwetowych na sygnaliście bądź osobie, której dotyczy zgłoszenie.
• Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, przepis ust. 2 powyżej stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
• Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
• Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
• Nie można zrzec się praw określonych w niniejszym paragrafie ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
• Zapisy niniejszego paragrafu stosuje się do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej ze zgłaszającym, jeżeli również pozostają w stosunku pracy z pracodawcą zatrudniającym zgłaszającego.
• Osoba, która poniosła szkodę z powodu fałszywego zgłoszenia dokonanego przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia.

§ 10 postanowienia końcowe

1. Dyrektor Instytucji sprawuje bieżący nadzór nad prawidłowością przyjmowania zgłoszeń naruszenia prawa oraz działań następczych.
2. Instytucja umieszcza na swojej stronie internetowej www.kulturalni.pl. Regulamin, jak również, w sposób zrozumiały dla sygnalisty, informacje dotyczące danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia wewnętrznego.
3. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników poprzez zamieszczenie na stronie intranetowej.